레코드 유지 – 재미, 맞습니까? 그러나 : 필요할 때 직장에서 엉덩이를 덮는 데 실제로 도움이 될 수 있습니다. 그렇다면 회의 노트, 이메일 및 전화 통화를 어떻게 정리하고, 파일하고, 추적합니까? 오늘의 게스트 포스트는 CYA의 CHS – CHS의 COPITOL HILL 스타일의 탁월한 권장 사항을 제공합니다. 이 아이디어를 전달한 Belle에게 감사합니다 (그리고 블로그로 돌아 오신 것을 환영합니다)!
정치에서 일하는 것은 나에게 많은 유용한 교훈을 가르쳐 주었고, 가장 중요한 것은 탁월한 기록을 유지하는 방법이었습니다. 종이 흔적이 필요한시기를 알지 못하기 때문에 이메일, 편지, 메모 및 회의 메모를 저장합니다. 그래서 Kat이 직장에서 엉덩이를 덮는 방법에 대한 자세한 내용을 게시하라고 요청했을 때, 나는 의무를 기쁘게 생각했습니다.
CYA의 기초부터 시작하여 좋은 기록을 유지하겠습니다.
회의 노트는 전체 경력에 걸쳐 30 개가 넘는 작고 나선형 노트북이 있습니다. 외부에서는 직업과 날짜에 레이블이 붙어 있습니다 (예 : “회의. 5 월 7 일 -10 월.” 내부에는 모든 약속에 대한 회의 메모를 찾을 수 있습니다. 모든 참석자의 이름, 제휴 및 대화 세부 사항이 표시됩니다.
이 메모는 말한 내용, 약속 된 내용 및 회의 결과가 무엇인지에 대한 기록입니다. 정확한 메모를 유지하면 잘못된 의사 소통을 정리하는 데 도움이되고, 그 중간에 얼마나 많은 시간이 지나도 같은 사람들과의 다음 회의 전에 기억을 새롭게하는 데 도움이됩니다.
디지털 시대의 이메일, 구성된받은 편지함을 갖는 이메일은 전문가로서의 성공에 중요합니다. 먼저, 나중에 필요로하는 무언가를 잃거나 중요한 서신을 잘못 놓고 싶지 않습니다. 둘째, 좋은 기록을 유지하려는 약속이 언제 숨을 구할 것인지는 결코 알 수 없습니다.
재선거 캠페인에서, 내 주지사는 내 상사가지지하고있는 법안에 강한 반대에 나왔습니다. 내 동료 중 한 명이받은 편지함에 손님에게 연락하여 4 살짜리 편지를 꺼내서 서명 한 이전 버전의 법안에 대한 그의지지를 표명했을 때 주지사의 놀라움을 상상해보십시오. 이메일은 우리를 방어에서 벗어나게했다.
그렇다면 이메일을 어떻게 구성해야합니까? 받은 편지함을 수집하는 방법은 없지만, 연도 (2014), 문제 별 (재향 군인 업무), 그룹 (내셔널 가드)을 조직하고 싶습니다. 하나의 청구서 또는 하나의 문제에 대해 중요한 작업을 수행하는 경우 자체 폴더를 얻습니다. 또한 중요한 전자 메일을 파란색으로 색상 코딩하고 녹색으로 중요한 첨부 파일이있는 이메일 및 논쟁의 여지가 있거나 빨간색으로 우리의 위치에 반대하는 이메일을 좋아합니다.
전화 통화
이메일과 달리 전화 통화에는 어두운 종이 흔적이 있습니다. 이것은 좋은 일이거나 나쁜 일이 될 수 있습니다. 그래서 나는 “중요한 전화”라는 제목의 컴퓨터에 열린 Word 문서를 보관합니다. 내 회의 노트와 마찬가지로, 내가 말한 사람, 우리가 이야기했을 때, 우리가 논의한 내용, 무엇을 해결했는지에 대해 자세히 설명합니다. 상사가 대화의 정확한 요약을 요구할 때 도움이됩니다.
종이 트레일을 피하십시오
좋은 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 그것은 분쟁을 해결하고 과거 토론에 대한 기억을 새롭게하고 할 일 목록을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 종이 트레일을 원하지 않는 시대는 어떻습니까?
디지털 영역에서 대화를 나누는 것은 정보를 공유해야 할 때, 사과를해야 할 때, 또는 기본과 함께 전달할 수 없는지 확인해야 할 때 사과를해야합니다. 전진 버튼을 클릭하십시오.
기본적으로, 글을 쓰려고하는 것이 당신에게 사용될 수 있다고 염려하거나, 잘못된 손에 들거나, 현재 진행중인 프로젝트에 해를 끼칠 수 있습니다. 아니다. 놓다. 그것. in. 글쓰기. 최선의 판단을 사용하고 의심 할 여지없이 유형 대신 전화를 받으십시오.
전화 대 이메일
그러나 레코드에서 대화를 원하고 전화를 통해 전화로 전화를 걸면 어떻게해야합니까? 상사가 신뢰할 수없는 직원의 결정에 대한 지원을 잠그려고한다고 가정 해 봅시다. 직원은 전화로 그의 상사가 탑승하고 있다고 말하면서 기쁘지만 더 구체적인 것이 필요합니다. 종이 트레일이 필요합니다. 후속 이메일을 입력하십시오.
“John에게, Smith의 H.R 529에 대한 지원에 대해 전화 해 주셔서 감사합니다. 제 상사는 Smith가 탑승하고 있다는 것을 알게되어 매우 기쁩니다. 그의 yay 투표는이 문제에 대한 그의 헌신을 강력하게 보여줄 것입니다. 이 문제에 대한 모든 노력에 다시 한번 감사드립니다. 진심으로, 벨.”
물론, 그는 결코 그렇게 말한 적이 없다고 주장 할 수 있습니다. 그는 그가 당신에게 무엇이든 약속 한 적이 있다는 것을 부정 할 수 있지만, 당신은 당신의 이야기의 측면에 대한 날짜와 시간이 걸린 레코드를 가지고 있습니다.
전화 및 후속 이메일을주의해서 사용하십시오. 종종 전화를 받으면 무해한 대화가 은밀 해 보일 수 있습니다.null
